Carta de apoyo para la implantación Lean

Estimado amigo,

Como te comentaba ayer, Lean es mucho más que un método de trabajo… es una filosofía, incluso para muchos una forma de vida. Por lo tanto, el cambio tiene que venir desde dentro. La implantación significa un cambio cultural en la empresa y eso no se hace de hoy para mañana… hay cosas que llevan mucho tiempo arraigadas y los cambios, aunque sean para bien siempre implican crisis porque estamos sacando a la gente de su zona de confort. Nuestro cerebro es el órgano más vago del cuerpo humano, seguramente el que más energía consume. Por este motivo preferimos no pensar y hacer lo de siempre, porque lo contrario nos exige un esfuerzo… 

¿Cómo me gustaría ver a mi el cambio en mi empresa?

• Siempre en sentido positivo y constructivo… tanto de abajo para arriba como de arriba para abajo. Al final siempre dependemos de las personas. Como mando intermedio que eres, tu trabajo más importante es COMUNICAR y para comunicar tienes que LIDERAR ¿Qué es liderar? Que te escuchen y que tengan en cuenta tus propuestas y consideraciones, que seas capaz de sacar lo mejor de todas las personas (incluidos tus jefes).
• Para poder LIDERAR y COMUNICAR la regla número uno es conocer al personal: hacer un DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de cada miembro de tu equipo. Aquí incluyo también a tus superiores. Sobre ese DAFO tienes que ganarte a la gente.

Estos dos puntos te deben perseguir siempre. Son común denominador de cualquier tipo de trabajo. Así que cuando lo tengas claro pasamos a la siguiente fase:

• Identificar los DOLORES de tu área, el motivo por el que crees que te han contratado… normalmente sus síntomas  se detectan con preguntas, quejas… repetitivas por parte de los operarios, incluso, varias veces en el turno. Estos DOLORES acostumbran a provenir de la AMBIGÜEDAD, es decir, de la falta o desconocimiento de ESTÁNDARES… Ya lo iremos hablando, pero personalmente para estos dolores me gusta usar OPLs (One Point Lesson), todo en un A4 con una foto que acompañe al texto explicando paso a paso. Incluso podemos meter un QR haciendo una demostración de cómo se aplica el estándar.

Una vez que sepas cuáles son los dolores, toca jugar a cazar Pokémon:

• CAZAR POKEMON: Siempre utilizo este término para definir los 7 desperdicios del Lean Manufacturing (movimientos, esperas, sobreproducción, tiempo …) cuando tengo a un equipo o persona que no está motivado, o falta de implicación, lo único que le pido es que se dedique a cazar Pokémon, es decir, que me diga donde estamos gastando recursos que podríamos estar aprovechando en otro lado.

Dentro de la Metodología Lean lo primero que se le presenta al equipo son los Pokémon, una vez que los sepan identificar es cuando comenzamos a utilizar las herramientas Lean. En primer lugar, las 5S es la base sobre la que se sustenta todo el sistema. Esta herramienta solo existe en occidente porque Toyota no entiende otra forma de ver/hacer las cosas.

¿CÓMO PUEDES TÚ IDENTIFICAR LOS POKEMÓN?

Tú acabas de llegar… no tienes aún la experiencia para saber donde están los Pokémon, pero eso es lo que esperan de ti… que los encuentres antes que nadie, por ese motivo te han fichado: para mejorar los resultados, pero ¿qué resultados? Por ahora no nos importa el resultado, solamente donde se esconden los Pokémon…

Para localizarlos tu primera propuesta de mejora tiene que ser mapear el terreno, es decir, hacer un VSM (Mapa de Flujo de Valor). Al disponer de BRC e IFS Food seguramente ya existan estes Mapas de Flujo de Valor. Por lo tanto, en el Área de Calidad vas a encontrar un buen aliado, lo que debes comprobar es si ese mapa es real o solamente un documento más dentro de unas carpetas que cada año viene a revisar un auditor.

Una vez que tengas el VSM vas a ver muchos puntos de mejora, muchos escondites para los Pokémon, pero recuerda que los cambios implican crisis, aunque sean para mejor y que la regla número uno es conocer al personal, así que, no pretendas cambiar todo de una sola vez.

 

“LO QUE NO SE PUEDE MEDIR, NO SE PUEDE MEJORAR”, Deming

 

Si quieres que te valoren por tu trabajo, tienes que saber lo que esperan de ti, debes conocer los indicadores o KPIS sobre los que se sostienen el bienestar de tus futuros hijos… Si no los conoces pregúntalos y si no existen “invéntalos”. Normalmente crearlos o mejorarlos están relacionados con los escondites de los Pokémon. Definir tus KPIS puede ser tu segunda propuesta de mejora.

Si ya conocemos los kpis o los hemos definido, toca mejorarlos… eso es lo que diferencia a un buen profesional de un excelente profesional. Recuerda que la Mejora es Continua, así que, no se trata solamente de cumplir los estándares sino de que cada vez sea más difícil mejorarlos. Por lo que, al principio el campo va a ser amplio para que te luzcas, pero los procesos cada vez más afinados te irán poniendo a prueba, a ti y a tus capacidades.

 

Queda mucho trabajo por delante, pero antes de adentrarte comentarte dos cosas:

• Las cosas no tienen porque salir a la primera, no tengas miedo a equivocarte y a probar.
• Pero no implantes nada que no seas capaz de darle continuidad, porque recuerda que las personas somos reacias cambio. Así que piénsatelo bien antes de actuar.

 

Crea rutinas, se metódico y estructura tu trabajo porque solamente así puedes estructurar el de las personas que tienes a tu cargo y hacerte valer frente a las personas que evalúan tu trabajo.

 

Intenta todos los días introducir una mejora por muy pequeña que te parezca, motiva por qué y comunícalas para arriba y para abajo.

 

Un saludo.